Porqué uso Autofocus

Un tiempo atrás, comentaba en un blog que debido a que había implementado Autofocus, un sistema de gestión personal, ya no hacía mi revisión semanal de mis tareas. Ahora lo hago en forma diaria, y en algunas ocasiones más de una vez en el día. Sin embargo, cuando comencé a implementar GTD, la revisión semanal era una tarea más de todas las que necesitaba implementar para tener el sistema funcionando.

¿Por qué comento esto? Porque con AF (Autofocus) todo es mas simple. He eliminado tareas de procesamiento que en GTD me insumían tiempo, a veces mas del que necesitaba para implementar las acciones (más de dos minutos, regla que sigo aplicando y me ha dado excelentes resultados).

AF lo conocí al mismo tiempo que GTD. Investigando sobre sistemas de gestión personal y productividad llegué al sitio webde Mark Forster donde explicaba su experiencia en la implementación de AF. Me pareció muy viable, pero mi curiosidad por GTD, del cual los mayores referentes del tema hablaban maravillas, pudo más y así comencé con el método de Mr Alen.

Desde un principio noté que me iba a ser difícil cuidar todos los aspectos de GTD, tal vez por mi propia falta de meticulosidad. Eran muchas tareas para administrar, y más que un bálsamo para aliviar mi caos personal, resultó ser una mochila algo pesada para llevar. Definitivamente GTD no era para mí.

Leyendo un artículo de EL Gachupas, un blog que usualmente sigo, Jero Sánchez, su autor, mencionaba su preferencia por AF y de que forma comenzaba a implementarlo. Su artículo me recordó aquel sistema que había optado por dejar de lado ante la fama de GTD. Es así que probé con AF. Y me quedé con él.

Creo que cada uno debe buscar su propio método de gestíon. Hay varios y puedes llegar a adaptarlos a tus necesidades. En teoría todos son excelentes sistemas. En la práctica, cada uno decide según su propia experiencia.

Les dejo un interesante copy/paste de porque elegir AF y no GTD, extraído de El Gachupas. Al final del post les dejo el enlace al artículo completo.

Autofocus es muy sencillo. Con sólo una lista y un proceso muy simple para gestionarla, tenemos todo lo que necesitamos para ser productivos. Alguno pensará que la complejidad de GTD es necesaria –yo mismo lo pensaba hasta hace poco. La realidad es que, cuando uno descubre Autofocus, se da cuenta de que GTD es demasiado complejo en la mayoría de los casos.

Tener una lista con todos y cada uno de los proyectos de dos o más acciones es una sobrecarga innecesaria, por ejemplo, como queda demostrado cuando llevas utilizando Autofocus durante 3 días. Lo mismo se podría decir de mantener 5 contextos diferentes; en la mayoría de las ocasiones es suficiente con 2 –casa y trabajo–, y se puede trabajar perfectamente bien con ciertos “contextos” mezclados.

Autofocus permite controlar lo que no estamos haciendo. Este punto es fundamental para reducir la procrastinación. Con GTD puedes estar seguro de que todo está ahí, pero tiene el gran defecto de “ocultar” muy bien las cosas que no queremos hacer. Siempre podemos encontrar excusas para no hacer: falta de energía, falta de contexto, falta de tiempo… Al final podemos encontrarnos –y de hecho nos encontramos con– cosas que llevan en nuestro sistema semanas o meses sin hacer, y que pueden seguir así eternamente.

Con Autofocus, si algo es “procrastinado” de forma sistemática, rápidamente es detectado, obligándonos a tomar una decisión sobre ello. Quizá sea algo que ya no es importante, o no está correctamente expresado, o simplemente no hemos tenido tiempo para hacerlo y debemos reintroducirlo al sistema. En cualquier caso, es muy improbable que pase mucho tiempo sin que finalmente desaparezca o tomemos acción sobre ello.

Autofocus es más natural. El hecho de tener una sóla lista hace que tengamos que organizar las cosas de manera lineal, lo que concuerda más con la forma en que vivimos y hacemos. Fragmentar la realidad es varias listas no es natural –aunque reconozco que a algunas personas les pueda resultar muy útil para controlar realidades complejas.

También resulta mucho más natural la forma en que Autofocus captura, procesa y organiza las cosas. No nos obliga a pensar, o al menos no demasiado. Simplemente sumamos cosas a la lista, y las cosas se procesan y organizan de forma casi automática.

De igual forma, se elimina el concepto de proyecto GTD, extremadamente artificial. Salvo para cosas grandes y complejas, no es natural pensar en términos de proyecto. Pensar que cada tarea de más de dos acciones es un proyecto añade una sobrecarga brutal al sistema. Para el promedio de las personas, sólo un 1-5% de sus “proyectos GTD” son realmente proyectos, en el sentido formal de la palabra. Lo demás son simples tareas que pueden gestionarse de manera mucho más eficiente con Autofocus.

Autofocus es más flexible. Como acabamos de ver, la mayoría de las veces no es necesario dividir el trabajo en proyectos y acciones siguientes. En Autofocus, cada elemento de la lista puede ser todo lo simple o complejo que uno quiera o necesite. Tengo que reconocer que al principio era bastante excéptico a este respecto. Sin embargo, la realidad me ha demostrado que no necesito las siguientes acciones, ¡de verdad!

Puedo trabajar en cualquier cosa de la lista el tiempo que considere necesario, sin reglas, hasta terminarlo o hasta que me canse –en cuyo caso lo vuelvo a añadir a la lista para continuar en otro momento. Esto funciona porque en la mayoría de las veces resulta obvio cuál es el siguiente paso de una tarea. No necesito desglosar permanentemente la siguiente acción física. Y si bien es cierto que en algunas ocasiones determinar la siguiente acción puede resultar útil, eso es algo de lo que Autofocus se encarga de forma automática, gracias a la manera en que nos hace pensar y procesar la lista.

Autofocus elimina de forma automática la “basura”. Es inevitable que, con una sóla lista, esta se convierta en un cajón de sastre para todo: tareas, proyectos, ideas, etc. Como es lógico, no todo lo que entra tendrá finalmente el mismo valor. Muchas de estas cosas dejarán de tener sentido, serán absurdas o simplemente no estaremos dispuestos a trabajar en ellas por muchos motivos –dificultad, falta de tiempo, falta de motivación, etc.

Lo bueno de Autofocus es que el sistema se encarga de detectar y eliminar todo aquello que no aporta valor en este momento a nuestra vida. No es necesario hacer una revisión consciente y concienzuda cada pocos días. Las cosas “procrastinadas”, como vimos antes, simplemente son detectadas, y si no aportan valor, son eliminadas rápidamente.

Autofocus me orienta, no me obliga. Tenemos que reconocerlo, GTD es un sistema rígido repleto de reglas para todo: hay que organizar en contextos, hay que hacer todo lo que no lleve más de 2 minutos, hay que revisar, hay que… Autofocus es un sistema muy sencillo, muchos dirían hasta ridículamente simple, que se basa en el uso de la intuición y en el autoconocimiento. ¡Eso es todo!

Mientras GTD trata de dirigir de forma estructurada nuestra vida productiva, Autofocus nos da la pauta, pero nos deja total libertad para actuar como nos resulte más fácil. Por eso se dice que Autofocus combina excelentemente bien la parte emocional y lógica de la mente. Definitivamente, Autofocus facilita la elección de la siguiente tarea teniendo en cuenta el nivel de energía, la urgencia, prioridad y contexto actual, sin necesidad de hacer un análisis consciente de ello. Y en mi propia experiencia, siento que me ayuda a tomar mejores decisiones a la hora de hacer.

El artículo completo aquí

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